マンダラkumikumi

受信ボックスゼロ作戦

講演などで質疑応答タイムになると、「忙しい中で、どんな工夫をされているんでしょうか」といった質問がたまにでます。

工夫をしているというよりも性分なのですが、受信ボックスにメールが残っているのが苦手です。追いまくられているような気がします。なので、定期的に受信ボックスをゼロにします。題して「受信ボックスゼロ作戦」。

単にクイックに処理する＋見えなくするだけなんですが、まずメールを上から見ていきます。
・捨ててよいもの→すぐすてる（＋受信しなくて済むような設定にすることもある）
・保存しておけばよいもの→その場で関連するフォルダに移す
・すぐ返事できるもの→すぐ返事して関連フォルダに移す
・誰かに振るもの→その場で振って、「wait」フォルダに移す
・長い英語とか、ややこしそうなもの→あとで返事します、とかいて、「hurry!」フォルダに移す

これを順番に繰り返していきます。iPhoneでやることもあります。これだと比較的短時間で（溜め込みすぎていなければ）空っぽにできます。
で、時間ができたときにおもむろにhurryフォルダにとりかかるわけです。

Facebookで友人たちとあるグループをやっているのですが、ここにたまっているメッセージも気になってしかたがない。「処理が終わったもの、アーカイブしてもいい？」と了解をとって、処理できないものだけを残すようにして、処理が終わるとそそくさとアーカイブ。空になったメッセージボックスに、しみじみ幸せを感じていると「ほんとにそういうの好きだよね」と悪友のあきれ顔。

Harvard Business Review誌2013年９月号に、「To Reduce e-mail, start at the top」（電子メールを減らすならまずは経営トップから）という記事が掲載されていました。

入ってくるメール量はコントロールできないけれど、出す量はコントロールできる。あるイギリスの国際的電力系企業（ってそれってどこかすぐわかっちゃうじゃないかと思いますが）のトップマネジメント７人がオフィスの生産性を上げるために調査を依頼したところ、他人のせいで忙しいと思っていたが、実際には自分たちがバンバン出しているメールが元凶だったことを知って、いわゆるリーン手法を使ってコミュニケーションのワークフローを見直し、メールがもたらす誤解や非効率を暴きだして最初の4ヶ月で20％に当たるメール量を減らしたのだそうです。転送をやめるとか、送る人を減らすとか、電話にするとか。結果、元の半数以下のメール量まで削減することに成功し、これをみた他の社員たちもそれに続き、成果がさらに広がったとのこと。年間10,000時間に相当する時間の短縮につながり、生産性は7％上昇と万々歳。

人によってコミュニケーションスタイルが違うにもかかわらず、7名が毎週成果を報告しあうことなどで、自分の頑ななやり方を少しずつ変えていったというのはなかなかすごいですね。メールの量が半分になったら、確かに気分がいいだろうと思います。

ご自分がトップの方はまずご自分から。トップじゃない方もご自分から。いかがでしょうか。

時間管理術はほんとうに人による

Lifehacker.jpの「How I work（私の仕事術）」シリーズは、いろいろな分野の達人が自分のガジェットや、時間管理法などをインタビュー形式で教えてくれる楽しい連載ですが、あれを読んでいると、「結局時間管理に唯一の解はない」という当たり前の結論がよくわかります。みんなそれぞれの手法を持っているだけでなく、やっぱりもっといいものないかなーと探し続けているところまで、私たちと同じなんですよね。ちょっとホッとします。

ビジネスウィーク誌の「What's your time-saving strategy?」も同じように「あなたの時間管理術教えて」なのですが、ちょっと笑っちゃうtipsです。付箋紙を使う、モーニングミーティングという王道？はともかくとして、どうせ長めに予約しているのだから、会議をもっと短縮してしまう、電子メールもショートメッセージも留守電も使わず、直接電話する（話すのが一番早い）、誰かに会った時に「ハイ！」といったらすぐに「バイ！（さよなら）」というなんていうのはなるほどねーという感じです。

私の場合は、通勤中にいろんなことをするとか（寝ることも多いけれど）TVはほとんど録画でみる（1.3倍速でみる）とかくらいでしょうか。

B2Bでも意思決定に女性が入ると

安倍政権が女性の活躍を推進するといって盛り上がっていますが、実際の施策がけっこうずっこけているのでこの先どうなるかドキドキものです。海の向こうはさぞかしすごいんだろうと思うと、実はそうではないというのも、海の向こうの人に聞くとわかったりするんですよね。ダイバーシティ、道険し。

そんな中、ハーバードビジネスレビュー13年9月号で「How Women Decide」という論文が掲載されてました。デロイト・コンサルティングのコンサルタント2名によるものです。

準備もばっちり、クライアントの要望にも完全に答えているし、このプレゼンなら成約間違いなし、と自信満々で臨んだプレゼンなのに、どうも反応がよろしくない。案の定契約してもらえなかった。いったい何が違ったんだ、とはたと気づいたのが「先方に女性が入ってた」

女性が意思決定を行うときには、男性とは違う観点からみることが多い。だから、そういう女性にも納得してもらえるようなプレゼンテーションでないとまずい。アメリカではすでに管理職、専門職の半数が女性であり、購買上の意思決定者の41％を女性が占めており、確かに意思決定上のポイントが（一部）異なることも調査から証明されたのだそうです。

なるほどねえ。

これは何も女性に限ることではなく、新興国でのプロジェクトに対してはその新興国の出身者を入れたり、経験値を語ったりというのも当然ありますし、逆に男性っぽい意思決定をする女性、その逆、いろいろなわけです（女性でもさっさと目的の買い物だけする人は多い）。

要は、自分が至極当たり前と思っている常識やセオリーは、今までとまったく同じ状況、対象であれば通じるけれど、人が変わり、状況が変われば全然常識でもセオリーでもなくなってしまう。相手を理解して、状況を理解して柔軟にやり方を変えないとダメなのだ、というものすごく当たり前の話なんですね。

でも、B2Bのビジネスの世界、きったはったの調達の世界ではそういったスタンスが吹っ飛んじゃうんだろうなあというのも、ちょっとわかったりします。それどころじゃなくて。

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10月以降のライブのご案内です

しばらくこちらでご案内していませんでしたが、ライブのご案内、こちらでもするようにしますね。


10/12 横浜白楽Blues Ette（横浜ジャズプロムナード）
10/24 赤坂Kei

11/3 松戸 Corcovado
11/6 東京倶楽部　水道橋
11/22 上大岡　くんくんしーらや

12/11　東京倶楽部　本郷
12/20 赤坂Kei
12/22 亀有Jazz38

ずっとこの間隔でできるわけではないので、もしよろしければこの機会に。

グローバルで働くときのコツ：お国柄を理解する？

At Work - Office Cultures: A Global Guide　「働くときのグローバル・カルチャーガイド」なる１ページの記事が目について、日本はどんな風に書かれているかな、と読んでみたら、日本は入っていない！Steelcaseというオフィス家具メーカーの長期にわたる調査では、日本はこのようなグローバル・カルチャーとしてはもう興味の対象となっていないのだ、というのがひとつの発見。今まではよくも悪くもアジアのひとつの代表特性と見られていたことに慣れていたんですね。

ここで取り上げられているのは中国、ドイツ、インド、モロッコ、オランダ、ロシア、スペイン、アメリカという８カ国。ちょっとユニークですね。で、「長期的関係を作ろうとするか否か」「周りを競争相手と捉えるか、協力者と捉えるか」「マネジメントが上から目線か、仲間としてか」などという、一見AさんとBさんの違いをどう考えればいいんだ、という質問によってマッピングされています。

「コミュニケーションにおいて直接メッセージするか、それともいろいろなやり方で言外にこめるか」という質問に対してぶっちぎりで「暗示する」のが中国。日本だったらスケール振りきれちゃうかもしれません。

ビジネスウィーク誌、たまに凝りすぎて読みにくいよ、と思うこともありますが、こういったイラストをうまく使ったメッセージがほんとに上手です。見習いたい。